Infos à inclure dans un modèle de notes de frais pour éviter un redressement
Les notes de frais permettent aux salariés d’être remboursés de leurs frais professionnels par leur employeur. Les remboursements de frais professionnels sont très encadrés par la législation et contrôlés par l’URSSAF, qui est chargée de vérifier qu’il ne s’agit pas d’une rémunération déguisée.
Pour que vos collaborateurs puissent donner les bonnes informations, mieux vaut leur fournir un modèle de notes de frais. Voici les informations à inclure dans ce modèle.
Pourquoi préparer un modèle de notes de frais ?
Pour les collaborateurs, la note de frais représente un travail long et fastidieux. Ils ont donc tendance à remettre des notes de frais incomplètes. Cela oblige votre service comptable à de multiples échanges avec les collaborateurs pour obtenir des notes de frais conformes à la législation. Ainsi, prévoir un modèle de notes de frais vous permet de recevoir des documents irréprochables.
Certaines entreprises spécialisées mettent à votre disposition gratuitement différents modèles de notes de frais. Par exemple, Cegid Company, éditrice du logiciel de gestion de la mobilité professionnelle Notilus, propose un modèle de notes de frais gratuit sur son site, en plus de son offre de logiciel de gestion spécifique aux notes de frais.
Les informations d’identification
Les notes de frais sont obligatoirement nominatives. Elles doivent donc comporter les nom et prénom du collaborateur ainsi que la marque et le nombre de chevaux fiscaux de sa voiture (pour les remboursements de frais kilométriques). Votre collaborateur devra vous fournir la copie de sa carte grise. En outre, il faut prévoir un espace pour qu’il puisse dater et signer sa note de frais.
Détailler la raison de la dépense
Une note de frais doit mentionner les éléments suivants :
- date de la dépense
- motif de la dépense
- nom du fournisseur
- description de la dépense.
La description de la dépense permettra également à vos comptables de bien répartir les frais. Certains métiers amènent vos collaborateurs à faire de nombreuses dépenses professionnelles, notamment les métiers les mieux payés en france. La lecture des notes de frais devra être facilitée pour éviter les erreurs comptables. Pour les frais kilométriques, vous pouvez inclure les barèmes dans le document.
Les montants dépensés et la TVA
Les montants dépensés par votre collaborateur doivent être clairement détaillés. Le mieux est donc de prévoir des cases spécifiques à remplir :
- le montant de la dépense hors taxes (HT)
- le taux de TVA applicable
- le montant de la TVA
- le montant toutes charges comprises (TTC).
Le collaborateur doit fournir les justificatifs originaux de ses dépenses, c’est donc une mention que vous pouvez ajouter sur le modèle. C’est aussi une manière pour l’employeur de s’assurer que son collaborateur a réellement engagé des frais et qu’il ne s’agit pas d’un abus.
Établir et diffuser un modèle de notes de frais permet un gain de temps considérable. De plus, le respect de la législation étant à la charge de l’employeur et non du collaborateur, cela permet à l’entreprise de mieux vérifier les notes de frais et la conformité des dépenses.
Rubrique : Comptabilité, gestion et audit
