Comment gérer des documents financiers de votre entreprise ?

Tout propriétaire d’entreprise ou entrepreneur souhaite que son entreprise se développe. Cependant, le flux de documents augmente également avec son développement. L’un des meilleurs moyens d’organiser ce flux et de le maintenir en ordre est de choisir les bons outils logiciels. Ils peuvent vous aider à répondre à vos besoins quotidiens et à maximiser votre productivité. Avec le grand nombre d’applications disponibles aujourd’hui, il n’est pas facile de faire le bon choix.

Examinons de plus près les caractéristiques les plus importantes que doit posséder une bonne solution documentaire.

Prise en charge de formats multiples

Les flux de documents électroniques impliquent l’utilisation de différents formats de documents. Par exemple, DOCX, DOC, ODT, RTF, TXT et PDF sont les formats de fichier les plus courants pour les documents texte, et il existe de nombreuses autres extensions de fichier utilisées pour les feuilles de calcul et les présentations.

Si vous voulez éviter les problèmes de compatibilité lorsque vous traitez des documents de différents types, il est recommandé de choisir un outil documentaire en prenant en charge plusieurs formats. Plus le nombre de formats pris en charge est élevé, mieux c’est.

Fonctionnalités de collaboration

Il devrait y avoir un ensemble de fonctionnalités définies permettant aux collaborateurs de travailler ensemble sur un document unique, ce qui facilite grandement l’ensemble du processus.

Une liste minimale recommandée comprend généralement l’enregistrement automatique, l’historique des versions, le contrôle des versions, le suivi des modifications, les commentaires et les balises personnalisées. Toutes ces fonctionnalités évitent la saisie de données erronées par les co-auteurs et rendent le travail collaboratif sur les documents plus rapide et plus facile.

Sécurité

Lorsque vous travaillez sur des documents, il est nécessaire de vous assurer que vos données sont toujours protégées. Cela est particulièrement important si vous travaillez sur des documents confidentiels, tels que des états financiers et des rapports d’activité.

Pour éviter les fuites de données et les accès non autorisés par des tiers, votre logiciel bureautiques doit être doté d’un ensemble de fonctions de sécurité. Par exemple, l’authentification unique, l’authentification à deux étapes, le chiffrement des données et la sauvegarde sont autant d’éléments qui vous permettent d’assurer la sécurité maximale de vos documents.

Intégration

Un autre facteur important à prendre en compte pour choisir le meilleur outil est sa capacité d’intégration. Par exemple, si vous disposez d’une solution puissante qui répond parfaitement à vos besoins, mais que vous ne pouvez pas l’intégrer dans l’écosystème informatique existant que vous utilisez déjà, c’est très frustrant.

Essayer d’intégrer un logiciel qui n’a pas été conçu pour cela et faire en sorte que tous les logiciels fonctionnent correctement ensemble peut entraîner des coûts supplémentaires et une perte de temps. C’est pourquoi l’outil de collaboration documentaire en temps réel que vous avez choisi doit s’intégrer de manière transparente à d’autres logiciels.

Prix abordable

L’un des conseils les plus importants pour choisir l’outil documentaire idéal est son caractère abordable. Vous n’aurez peut-être pas toujours besoin de travailler avec des documents par voie électronique. Investir beaucoup d’argent dans un logiciel que vous n’utiliserez pas très souvent n’est donc pas une bonne idée.

Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez choisir un outil dont la structure de prix est trop bon marché. L’idéal serait de prévoir une période d’essai gratuite afin que vous puissiez essayer la solution pendant un certain temps et décider si elle vous convient ou non.

Quelle solution choisir ?

Vous pouvez opter pour une solution bien connue, telle que Google Docs ou Microsoft Office Online. Elles disposent de toutes les fonctionnalités requises et vous permettent de relever la majorité des défis auxquels vous pouvez être confronté au cours du processus de collaboration documentaire.

Néanmoins, on reproche souvent à Google et à Microsoft de ne pas respecter la confidentialité des données de leurs utilisateurs. En outre, une fois que vous commencez à utiliser leurs produits, vous risquez de vous retrouver enfermé dans leur écosystème.

Si vous avez besoin d’une alternative décente qui met l’accent sur la confidentialité de vos données, vous pouvez essayer d’utiliser ONLYOFFICE Docs.

Il s’agit d’une suite bureautique en ligne open-source conçue pour déployer un environnement collaboratif au sein d’un réseau privé. Il comprend les éditeurs pour les documents texte, les feuilles de calcul, les présentations et les formulaires. ONLYOFFICE Docs répond pleinement aux critères ci-dessus et présente les avantages suivants :

• Prise en charge complète des formats Microsoft Office (OOXML) et compatibilité avec d’autres formats populaires comme docx, xlsx, pptx, odt, ods, odp, doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf, html, epub, csv ;
• Création de modèle de documents remplissables avec champs texte, cases à cocher, listes déroulants, boutons radio ;
• Permissions d’accès flexibles – vous pouvez partager des documents pour les modifier, les visualiser, les commenter, les réviser, remplir des formulaires ou révoquer l’accès ;
• Restriction à copier, imprimer ou télécharger les fichiers ;
• Multiples fonctions de collaboration – Enregistrement automatique, historique des versions, contrôle des versions, suivi des modifications, modes de co-édition (rapide et strict), commentaires, marquage des utilisateurs, messagerie instantanée ;
•  Chat intégré pour la messagerie texte et possibilité de connecter Telegram, Jitsi ou Rainbow pour communiquer directement dans l’éditeur ;
• Intégration facile avec divers services de fichiers & synchronisation et plateformes de gestion de documents, tels que Nextcloud, Seafile, ownCloud, SharePoint, Alfresco, Plone, Confluence, Nuxeo, etc ;
• Application de bureau gratuite pour l’édition de documents hors ligne sur Windows, Linux et macOS, construite sur le même moteur que les éditeurs en ligne ;
• Ensemble complet de fonctions de sécurité – déploiement auto-hébergé, authentification unique, authentification en deux étapes, HTTPS, jeton Web Jason, chiffrement des données en temps réel dans les Salles Privées ;
• Essai gratuit de 30 jours pour les versions d’entreprise et une version communautaire gratuite.

En savoir plus : ONLYOFFICE

Rubrique : Logiciels bancaire et financier