Comment améliorer la traçabilité comptable ?

Avec les nouvelles technologies, les fonctions financières doivent s’aligner afin d’être plus performantes. Malheureusement, force est de constater que plusieurs entreprises effectuent encore des tâches manuellement. Cela peut impacter négativement les services financiers compte tenu des erreurs qui peuvent survenir. À ce titre, il convient d’améliorer la traçabilité comptable en optant pour la dématérialisation des factures. Nous vous donnons plus de détail sur ce procédé.

La dématérialisation des factures : une solution pour améliorer la traçabilité comptable

Par définition, la dématérialisation des factures sortantes ou entrantes vise à faire passer les factures d’un support papier sur un support électronique. Le processus suit les exigences liées à la réglementation fiscale et légale. Cette méthode diffère de la dématérialisation fiscale qui elle ne consiste qu’à l’envoi d’une facture électronique par mail. À l’inverse, comme l’explique deltic.fr, une dématérialisation des factures grâce à un logiciel vise à envoyer les documents en mode Échange de Données informatiser (EDI).

Ils peuvent être également envoyés sous forme PDF avec une signature électronique. Ces deux options sont parfaites à la dématérialisation des factures fournisseurs et clients. En général, les documents à traiter sont déjà sous un format électronique ou d’un fichier structuré. Néanmoins, dans d’autres cas, vous devez numériser en amont les factures et documents en faisant la capture des documents papier. La capture peut être faite à l’aide d’une lecture automatique de reconnaissance de caractère, de document ou d’un dispositif de scan.

Pourquoi opter pour la dématérialisation des factures ?

À compter de 2024, la facture électronique deviendra une obligation pour toutes les entreprises privées. Peu importe votre secteur d’activité, votre effectif, votre statut juridique, vous devez réceptionner et envoyer des factures au format électronique. Cette nouvelle réglementation présente d’énormes avantages.

Accélération des délais de paiement

Le tout premier avantage de la dématérialisation des factures est qu’elle simplifie le traitement et la validation des factures. Entre la réception et le paiement des documents en papier, la durée moyenne peut atteindre 14 jours. Désormais, grâce à la digitalisation, les coûts et les délais sont beaucoup plus réduits. Les échanges et les envois des pièces sont instantanés et les paiements se font en un temps record. Cela limite les erreurs qui peuvent avoir lieu lors d’un traitement. Les avantages de cette méthode s’étendent également au niveau des fournisseurs. Après la dématérialisation des factures, le règlement des fournisseurs est presque systématique et les délais sont donc réduits de façon drastique.

Plus de traçabilité et de fiabilité des opérations

La traçabilité des opérations est un autre avantage considérable de la dématérialisation des factures. À titre illustratif, au niveau du BTP, ce processus contribue à protéger les données et à améliorer le pilotage des activités. L’utilisation d’un tableau de bord permet dans un second temps de détecter les fraudes et les doublons. Les informations qu’intègrent ces documents sont par ailleurs ajoutées au système d’information et reconnues. La dématérialisation des factures permet ainsi d’éviter la perte de documents, les risques de fraude, les erreurs de paiement et les erreurs de saisie.

Simplification des opérations avec les fournisseurs et les clients

Enfin, cette opération permet de nouer de bonnes relations entre clients et fournisseurs. Cela permet aussi d’optimiser la satisfaction client. Il s’agit par ailleurs d’une solution écologique, car elle permet d’éliminer les impressions papier. Cela contribue donc à la réduction de la consommation d’énergie.

Rubrique : Comptabilité, gestion et audit