3 conseils pour gérer ses notes de frais

Le 1 juin 2022 par Sophie Faubers | Reply

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La vie des entreprises est toujours conditionnée par celles de ses collaborateurs. Ce sont en effet les mouvements et les idées de ces derniers qui font avancer le groupe collectivement, le rapprochant chaque jour un peu plus de ses objectifs. Et pour les atteindre, il est bien souvent nécessaire de se déplacer pour rencontrer des prospects, de payer des additions pour les convaincre ou tout simplement de se faire héberger lors de la tenue d’un salon. Comment alors gérer ses notes de frais au mieux pour une entreprise ? Réponses ici !

La nécessaire politique de notes de frais pour les entreprises

En matière de dépenses, il est toujours préférable de définir à l’avance des plafonds à ne pas dépasser. Sachez que plus vos collaborateurs sauront où sont situées les limites, plus ils auront l’impression que l’équipe dirigeante prend en considération leurs besoins. Et l’on sait tous qu’un employé qui se sent considéré à sa juste valeur est une employé plus motivé. Et donc un collaborateur qui mettra toute son énergie à la complétion de ses objectifs.

Il faudra donc préciser pour chaque type de dépenses, logement, nourriture, déplacements notamment, les plafonds appliqués. Gérer ses notes de frais à l’aide d’une politique claire implique en outre de définir avec précision les délais acceptables pour faire parvenir ses justificatifs, mais aussi la liste des renseignements obligatoires à fournir par chacun des employés. Et pour s’assurer de tout cela, un logiciel pour gérer les notes de frais est absolument indispensable.

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Mieux gérer ses notes de frais à l’aide d’outils adaptés

La gestion des notes de frais a toujours été un casse-tête pour les équipes en charge de leur contrôle. En effet, avant l’apparition du numérique, il fallait tout calculer, estimer et archiver à la main. Les remboursements prenaient du temps, et cela pouvait parfois impacter la confiance et donc la productivité de vos collaborateurs. Mais aujourd’hui, sachez qu’il existe des logiciels, comme IpaidThat, qui permettent de mieux gérer ses notes de frais en toute simplicité !

D’abord pour les employés, cette application intelligente de simplement prendre une photo de ses tickets et notes de frais pour en extraire les informations importantes. Plus besoin de compiler des montagnes de petits bouts de papier quand vous êtes en déplacement ! Mieux encore, en renseignant les informations sur un trajet, on pourra immédiatement connaître l’indemnité kilométrique correspondante. Du côté du gestionnaire, l’application permet aussi bien suivre les remboursements en temps réel que de centraliser toutes les notes de frais. On peut même les y archiver conformément à la loi !

Les notes de frais : entre contrôle et souplesse

La gestion des notes de frais est assurément l’un des points les plus importants pour le bien-être des employés. Ceux-ci doivent sentir qu’on leur fait confiance et qu’on leur laisse suffisamment de liberté financière, afin notamment de les mettre dans les meilleures dispositions d’esprit au moment de prendre leur poste. Rappelez-vous toujours qu’un collaborateur satisfait est un employé efficace !

Une certaine souplesse est donc requise pour assurer la qualité du travail de chacun. Mais il faudra aussi veiller à ce que le contrôle des actions soit suffisamment rigoureux pour éviter les abus. Gérer ses notes de frais pour une entreprise est donc toujours un jeu d’équilibriste et les possibilités offertes par la technologie constituent un atout de poids. Économies, simplification des tâches, augmentation de la confiance, les logiciels de gestion n’ont que des avantages ! On pourrait même dire qu’ils constituent une commission de mouvement incitant vos commerciaux à se déplacer plus efficacement !


Rubrique : Finance et société

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